Table des matières

Documentation

Ce document fournit un guide complet d'utilisation de l'application Data Clinic pour gérer les dossiers des patients (ou dossiers médicaux) d'un établissement de santé dans plusieurs postes d'information.

1. Introduction

Data Clinic est une application qui permet de gérer les informations des dossiers des patients dans un établissement des soins de santé, de manière distribué à des prestataires (ou postes d'informations) où chacun joue un ou plusieurs rôles.

A chaque prestataire ou poste d'information sont assigné des rôles (réceptionniste, infirmier, médecin, technicien de laboratoire, ...), lui permettant de gérer les informations dont il a des permissions.

Une permission est une autorisation dans le système pour effectuer une action tels que :

  • Enregistrer un nouveau patient
  • Gérer les épisodes maladie d'un patient
  • Diagnostiquer un patient
  • Préscrire un produit pharmaceutique à un patient
  • Archiver un épisode maladie d'un patient
  • Facturer un patient
  • Entrer le résultat d'un examen de laboratoire
  • ...

Ainsi, nous avons un système où chaque utilisateur ou personnel médical dispose d'un compte, d'un rôle et des permissions pour gérer les informations d'un dossier médical.

Data Clinic n'impose aucun mode de fonctionnement ou des changements dans la manière de fonctionner d'un établissement, il se fait paramètrer suivant un l'établissement en suivant le circuit du patient.

2. Présentation du dossier médical dans Data Clinic

Le dossier médical dans DataClinic est composé des sections où chaque section est une mini application pour de visualiser et gérer des informations spécifiques du dossier médical.

La capture ci-dessous illustre les différentes sections du dossier :

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Pour la partie administrative, nous avons les sections suivantes :

  • Identité : présente les informations générales du patient tels que son nom complet, sa date de naissance, son sexe, sa profession, son numéro de téléphone, ...et ses consultations, ses courses en ambulance, ses rendez-vous, ...
  • Episodes maladie : présente les périodes spécifiques pendant laquelle un patient a été atteint d'une maladie ou a présenté des symptômes particuliers
  • Vaccination : présente le calendrier vaccinal du patient (nom du vaccin et date d'administration) 
  • Relations familiales : présente les patients avec qui le patient du dossier en cours a des liens de parenté
  • Méthodes de paiement : présente les moyens de paiement utilisé par le patient pour ses factures (paiement direct, abonné à une mutuelle, ...)

Pour la partie médicale, nous avons les sections suivantes :

  • Signes vitaux et mésures antropométriques: présente la température, les pouls, la saturation en oxygène, la poids, le taille, ... à un instant donnée
  • Examens cliniques : présente les plaintes, les antécédents, l'histoire de la maladie, les compléments d'anamnèse, les examens physiques, ...
  • Diagnostiques : présente les diagnostiques de présomption et de certitude posés
  • Examens de laboratoire et imagerie : présente les examens de laboratoire (Hemoglobine, Groupage sanguin, ...) et d'imagerie (Echographie, ECG, Radio, ...) demandés, permet de visualiser et d'imprimer les résultats, ...
  • Traitement et Prise en charge : présente les préscriptions, les instructions médicales, les actes et interventions auxquels le patient a bénéficié
  • Service et local : présente les services et les locaux où le patient a été admis. Exemple : Consultation externe, Urgence, Pédiatrie, Gynéco-obstétrique, Médecine interne, ...

  • ------------------

La gestion des informations d'une section se resume en 3 actions principales :

  • Créer : ajouter/enregistrer une nouvelle information
  • Modifier : corriger une information existante
  • Supprimer : retirer une information existante

3. Prérequis

Data Clinic est un logiciel, il requiert l'utilisation des outils informatiques pour intéragir avec les utilisateurs et traiter les informations. Les élements nécessaires pour le bon fonctionnement de Data Clinic sont décrits dans cette section.

3.1. Prérequis pour les utilisateurs

Ce sont les utilisateurs humains qui gérent l'application et intéragissent avec elle en y apportant des informations d'où il est nécessaires  qui ces utilisateurs puissent avoir les notions de base décrites ci-dessous.

3.1.1. Les bases de l'informatique

Connaitre les bases de l'informatique implique savoir utiliser les périphériques (entrées/sorties) d'un ordinateur tels que le clavier, la souris, l'écran, l'imprimante, le système d'exploitation et son utilisation tels que :

  • Allumer/éteindre un ordinateur
  • Se déplacer avec la souris pour explorer les dossiers
  • Ouvrir un fichier, un dossier ou une application
  • Supprimer un fichier
  • Se connecter à sa session
  • ...

3.1.2. La navigation et la recherche sur Internet

Naviguer et faire des recherches sur internet implique savoir utiliser un navigateur web (Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera,  …), connaitre une adresse URL (Ex : www.data-clinic.org, https://192.168.1.128), explorer un site web en cliquand sur les liens, télécharger un fichier, envoyer un fichier via un formulaire sur une page web, ...

3.1.3. Les bases sur le réseau informatique

Le réseau informatique est le dispositif qui permet aux ordinateurs d'échanger les informations entre eux.

Connaître les bases en réseau informatique inclut :

  • Savoir identifier les dispositifs réseau : câble réseau ethernet, routeur, switch, hub, ...
  • Savoir se connecter à un réseau en utilisant un câble ethernet ou un réseau Wi-Fi
  • Savoir reconnaître qu'on est effectivement connecté dans le système d'exploitation
  • Savoir retrouver son adresse IP au réseau connecté
  • ...

3.1.4. Les bases de la sécurité informatique

Avoir des notions de base sur la sécurité informatique permettra à tout utilisateur de Data Clinic de ne pas exposer l'application et les données de patients aux entités externes qui ne devraient pas accéder au système.

Les bonnes pratiques de sécurité informatique exigent :

  • L'utilisation de mots de passe forts
  • L'utilisation du protocole "https" dans l'URL pour crypter les données qui transitent entre les ordinateurs
  • La vérification des sources avant de télécharger un fichier sur internet
  • La protection contre les logiciels malveillants en utilisant un antivirus
  • Scanner une clé USB avant de l'ouvrir
  • L'identification des tentatives de phishing ou ameçonnage pour protéger les identificants de son compte
  • ...

3.2. Prérequis techniques

Data Clinic exige les spécifications techiniques suivantes pour son installation et son fonctionnement :

  • L'energie électrique pour garder allumé les équipements informatiques
  • Le serveur (ordinateur) pour héberger l’application et centraliser les données/informations. Il doit rester allumé 24hr/24 pour disponibiliser l'application et les informations aux utilisateurs
  • Les clients (les utilisateurs) de l’application à travers les ordinateurs, les smartphones, les tablettes en utilisant un navigateur web
  • Le réseau local Wi-Fi ou cablé pour les échanges de données/informations

Pour le réseau Wi-Fi, il sera parfois nécessaire d'installer des répeteurs de signal pour emplifier le signal du routeur et couvrir toutes les zones souhaitées. Ces répeteurs de signal devront être paramétrés en mode pont.

Pour le réseau cablé, il sera parfois nécessaire d'utiliser une quantité importante de cables pour atteindre les zones lointaines.

4. Installation (pour les informaticiens)

Cette section s'adresse aux techniciens qui veulent installer ou mettre en place Data Clinic dans un établissement de soins de santé. Si cela ne vous concerne pas, vous pouvez passer à la section 5. Utiliser Data Clinic de la documentation.

Data Clinic est une application web. Pour fonctionner, il exige des logiciels serveurs que nous allons détailler dans la partie Mise en place des serveurs de cette section.

Les langages de programmation et frameworks suivants ont permi le développement de Data Clinic :

  • HTML, CSS et Bootstrap pour l'interface utilisateur dans le navigateur (côté client)
  • JavaScript et Alpine JS pour les interactions dans l'interface utilisateur
  • PHP, Laravel Framework et Laravel Livewire pour le traitement dynamique des informations et l'intéraction avec la base de données

Nous allons commencer par voir l'archicteture client - serveur de Data Clinic, ensuite nous verrons comment mettre en place les différents outils et serveurs qui'il exige puis finalement nous verrons comment les démarrer ensemble et accéder à Data Clinic.

4.1. Archicture client - serveur de Data Clinic

Data Clinic étant une application client-serveur. Il exige un environnement où on trouve un ordinateur qui joue le rôle de serveur web et des clients (ordinateurs, smartphones, ...) qui viennent se connecter au serveur à accéder à l'application.

Le serveur héberge l'application et centralise toutes les informations dans la base de données. Les clients se connecte à l'adresse du serveur pour accéder à l'application et aux informations de la base de données.

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Tous les dispositifs (serveur et clients) doivent être connecté au même réseau local (cablé ou Wifi).

Une fois le serveur demarré, les clients se connectent à l'application en entrant l'adresse fournit dans un navigateur web. Cette adresse est affiché sur la page Activités de l'application

Les utilisateurs connectés peuvent ensuite effectuer des actions dans le système et gérer les informations dont ils ont le droit d'accès

4.2. Mise en place des serveurs

Pour fonctionner dans un environnement Windows ou Linux, Data Clinic nécessite les serveurs suivant :

  • Apache : serveur web HTTP
  • MySQL : serveur de base de données
  • Redis : serveur de diffusion d'informations (broadcasting) à temps réel

Ces différents serveurs peuvent toutes être installés en utilisant le logiciel Laragon.

---- image de laragon ici

Pour s'assurer que tous les serveurs démarrent aussitôt que Laragon est lancé, il faut se rendre sur Menu Préférences > Services & Ports et les cochers tous.

---- image Préférences > Services & Ports

Si tous les serveurs sont démarrés sans aucune erreur, Laragon les présentents dans sa fenêtre avec les ports qu'ils utilisent.

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Par défaut, Apache utilise le port 80, MySQL 3306 et Redis 6379.

Pour lancer Laragon et démarrer tous les serveurs à chaque fois le système Windows est démarré, il suffit de cocher les cases Démarrer Laragon avec Windows et Tout démarrer automatiquement allant sur Menu > Général.

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4.3. Migrer la base de données

Data Clinic utilise le serveur de base de données MySQL pour stoquer les informations. Migrer la base de données veut simplement dire importer les tables et les colonnes utiles de la base de données Data Clinic dans votre serveur local.

Avant de migrer la base de données, il s'assurer d'être effectivement bien connecté au serveur. Le fichier de configuration .env à la racine du projet Data Clinic indique les informations de connexion au serveur MySQL que vous pouvez adapter suivant votre configuration :

DB_CONNECTION=mysql
DB_HOST=127.0.0.1
DB_PORT=3306
DB_DATABASE=dataclinic
DB_USERNAME=root
DB_PASSWORD=

Nous avons DB_HOST qui est l'adresse du serveur MySQL, DB_PORT le port, DB_DATABASE le nom de la base de données, DB_USERNAME le nom d'utilisateur de la base de données et DB_PASSWORD le mot de passe.

Si la connection est bien établi au serveur MySQL, il suffit d'exécuter la commande php artisan migrate pour retrouver toutes les tables de Data Clinic dans votre base de données.

4.4. Mise en place de la diffusion à temps réel (Broadcasting)

En installant Laragon, nous avions aussi installé Redis pour la diffusion ou les échanges d'informations à temps réel. Mais pour avoir une communication bidirectionnelle entre les clients et le serveur, il nous faut un serveur supplémentaire pour faire le pont : Laravel Echo Server.

Laravel Echo server qui utilise par défaut le port 6001, permet d'écouter les cannaux de diffusions d'informations, les évenements HTTP et Redis.

Pour installer Laravel Echo server, il suffit d'ouvrir la console (invite des commandes) et d'exécuter la commande suivante :

npm install -g laravel-echo-server

Cette commande installe le module laravel-echo-server pour Node JS et permet aussitôt de démarrer le serveur Laravel Echo en exécutant la commande suivante :

laravel-echo-server start

Data Clinic fournit le fichier lauch-laravel-echo-server.bat à la racine pour démarrer le serveur Laravel Echo Server. Ce fichier contient les instructions suivantes :

@echo off

laravel-echo-server start

pause

Pour lancer Laravel Echo Server au démarrage du système Windows, il suffit de créer un raccourcis (click droit > Créer un raccourcis) du fichier lauch-laravel-echo-server.bat et déplacer le fichier raccourcis créé dans le dossier de démarrage de Windows (Ex : C:\Users\Wilo Ahadi\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\Startup).

Pour accéder à votre dossier démarrage Windows, utilisez la combinaison Windows + R pour ouvrir Exécuter, entrez shell:startup puis cliquez sur OK.

4.5. Télécharger Data Clinic

Data Clinic est distributé depuis le site web officiel www.data-clinic.org où il peut être téléchargé au lien www.data-clinic.org/download.

La page de téléchargement fournit la dernière version à jour et présente les précédentes versions avec les différents changements opérés.

En cliquant sur le bouton Télécharger d'une version, vous obtenez un fichier archive data-clinic-[version].zip que vous allez décompresser dans le dossier www de Laragon. Les versions [version] sont numérotés en 2.1.3, 2.1.4, ..., 3.0.1, ...

4.6. Accéder à Data Clinic

Si Data Clinic est placé dans un dossier data-clinic à la racine du dossier www de Laragon, un hôte virtuel sera automatiquement créé pour lui par Laragon. Cet hôte virtuel sera data-clinic.test suivant la configuration de laragon au niveau du menu Préférences > Général.

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Il suffira donc d'entrer l'adresse data-clinic.test dans votre navigateur pour accéder à la page d'acceuil de Data Clinic.

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4.7. Sauvegarde de la base de données

Data Clinic intègre un module de sauvegarde automatique de la base de données après un certaine nombre d'actions (clics) des utilisateurs.

Cependant, une sauvegarde de la base de données peut être lancée manuellement à n'importe quel moment. Pour ce faire, ouvrez la console Cmder de Laragon puis exécutez la commande suivante :

php artisan backup:run --only-db

Cette commande crée un fichier archive .zip dans le dossier storage\app\Data Clinic\ où se trouve votre installation de Data Clinic. Cet archive contient fichier .sql qui décrit la structure de la base de données, le contenu des tables et peut être utilisé pour restaurer la base de données.

4.8. Mettre à jour Data Clinic

Data Clinic est un logiciel en pleine croissance. Les mises à jour sont développées aussitôt que les prestataires font des nouvelles demandes en terme des fonctionnalités ou de corrections de bugs.

Chaque mise à jour apporte des nouveautés ou des changements soit au niveau de l'application elle-même (interface, fonctionnalité, texte, ...), soit au niveau de la base de données.

A chaque mise à jour, les informations sont publié au blog présentant les nouveaux changements.

Pour mettre à jour votre instance Data Clinic et bénéficier des nouveautés, l'utilitaire Data Clinic Updater a été mis en place pour automatiser le processus.

4.8.1. Télécharger Data Clinic Updater

4.8.2. Utiliser Data Clinic Updater

Data Clinic Updater est un script PHP qui implémente toutes les actions de mise à jour que vous aurez fait manuellement. Pour l'exécuter, ouvrer Cmder à partir de Laragon en cliquant sur le bouton Terminal.

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Dans Cmder, executez la commande php dataclinic-updater.php comme l'illustre la capture ci-dessous.

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Dataclinic présente des prompts où indiquer les informations utilies à l'installation de la mise à jour. 4 prompts suivants vous seront demandés et auxquels il faudra saisir des chemins vers des dossiers ou des fichiers :

  1. Le dossier de l'application Data Clinic à mettre à jour : Il faudra indiquer ici le répertoire de la version installé de Data Clinic que vous souhaitez mettre à jour. Cela permet de recopier et d'importer dans la nouvelle version certaines informations tels que les fichiers de configuration, les images et fichiers uplaodés, ... Exemple : C:\laragon\apps\dataclinic-2.1.2
  2. Le dossier dans lequel installer la nouvelle version de Data Clinic : Une nouveau dossier dataclinic-[version] sera créé dans ce dossier. Exemple : C:\laragon\apps
  3.  L'archive .zip de la nouvelle version de Data Clinic à installer : Indiquez  le chemin vers le fichier dataclinic-[version]-[date].zip à jour que vous avez téléchargé. Exemple : C:\laragon\apps\dataclinic-2.2.5.zip
  4. Indiquez le dossier pour le lien symbolique avec le dossier /public de Data Clinic pour démarrer l'application à partir d'un autre dossier. Exemple : C:\laragon\www

Une fois que ces quatres prompts sont complétés, un résumer s'affiche pour confirmation par Oui (o) et Non (n).

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Si oui, le précessus d'installation automique va démarrer et vous allez patient jusqu'au message "L'installation de Data Clinic version [version] est terminé".

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5. Utiliser Data Clinic

5.1. Créer un compte

La création d'un compte est l'étape initial pour commencer à collecter et traiter les informations des dossiers médicaux.

Pour créer votre compte, rendez vous au menu S'enregistrer au dessus à droite de la page. Sur la page s'enregistrer, trois informations sont demandée :

  • Le nom complet : La nomemclature que nous recommandons est "[abbréviation fonction] [prenom] [nom]". Par exemple, pour un "infirmier" dont le nom est "Ahadi Wilo", on aura le nom complet "Inf Wilo Ahadi"
  • L'adresse email : La nomemclature que nous recommandons est "[prenom].[nom]@[slug nom établissement].com". En prenant l'exemple précédent de l' "infirmier Ahadi Wilo" de l'établissement "HGR ADI", on aura une adresse email "wilo.ahadi@hgr-adi.com"
  • Le mot de passe : Nous recommandons l'utilisation de mot de passe forts, 8 caractères apha numéro au minimum, incluant un symbole ou caractère spécial (&, @, !, ...)

Voici une illustration :

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Aussitôt que vous cliquez sur le bouton Valider pour continuer, votre sera compte créé et vous allez être rédirigé vers votre tableau de bord :

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Sur votre tableau de bord, vous allez remarquer l'alerte "Vous ne pouvez rien faire dans le système, vous ne disposez d'aucun rôle et d'aucune permission". En effet, seuls les utilisateurs disposant d'au moins un rôle que l'administrateur leurs a attribué, peuvent effectuer des actions et gérer les informations dans le système.

A ce niveau, vous devez vous reporter à l'administrateur Data Clinic de votre établissement pour qu'il vous assigne un rôle. Et une fois qu'un ou plusieurs rôle vous est assigné, votre table de bord présentera les actions que vous pouvez effectuer et les informations que vous pouvez gérer dans le systèmed.

5.2. Déconnecter son compte

Aussitôt que vous aurez fini votre travail dans votre compte, vous devez vous déconnecter ou simplement fermer votre compte. Cette opération permet à un autre utilisateur d'ouvrir sa session après vous pour ne pas utiliser votre compte si vous partagez le même ordinateur.

Pour se déconnecter de votre compte, cliquez sur votre nom au menu au dessus à droite de votre interface, un menu déroulant s'affiche vous présentation votre rôle, les liens vers votre tableau de bord, votre compte, votre établissement et l'action Se deconnecter où cliquer pour fermer votre session.

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5.3. Se connecter à son compte

Pour gérer les dossiers médicaux, vous devez être connecté à votre compte et disposer d'au moins un rôle dans le système.

Pour se connecter, cliquez sur le menu Se connecter au dessus à droite de votre interface utilisateur, entrez votre adresse email (L'adresse avec laquelle vous vous êtes enregistré) et votre mot de passe puis cliquez sur le bouton Valider.

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Un fois connecté à votre compte, votre nom apparaît au menu au dessus à droite et vous êtes sur votre tableau de bord.

5.4. Les menus

Les menus sont les liens que vous verrez dans l'entête, figés au dessus sur toutes les pages Data Clinic que vous visiterez. Chaque menu apparait en fonction du rôle que l'administrateur vous a fourni.

Dans cette section, nous allons décortiquer toutes les menus existants dans Data Clinic.

5.4.1. Le menu "Tableau de bord"

Le tableau de bord est point d'entré une fois inscrit ou connecté à votre compte. Il présente liens (raccourcis) vers les actions ou opérations que vous pouvez effectuer et les informations que vous pouvez gérer dans le système.

Vous y verez des liens tels que Afficher mes tâches et des liens raccourcis tels :

  • Enregistrer un nouveau patient et afficher les patients du menu Patients
  • Enregistrer un nouvel intrant et Afficher les intrants du menu Produits pharmaceutiques
  • Enregistrer un nouvel examen et Afficher les examens de laboratoire du menu Examens de laboratoire
  • ....

Voici une capture de l'interface Tableau de bord du Super administrateur qui peut tout gérer.

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5.4.2. Le menu "Patients"

Ce menu affiche la liste de tous les patients enregistrés dans le système. Pour chaque patient, il présente ses informations nom complet, sexe, âge, épisode, service, local et lit où il se trouve.

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Il suffit de cliquer soit sur le nom du patient ou sur le bouton bleu Gérer pour accéder au dossier du patient.

A côté du titre de la page "Tous les patients", nous avons les boutons Nouveau patient pour enregistrer un nouveau patient et Télécharger Excel pour obtenir un fichier Excel de la liste de tous les patients.

5.4.3. Le menu "Mes tâches"

Pour ne pas avoir à parcourir tous les liens de l'application et trouver quoi faire, Data Clinic fournit le menu Mes tâches pour permettre aux utilisateurs/prestataires des soins de savoir les demandes ou informations en attente et en cours auquels vous ils doivent répondre.

Par exemple, le médecin verra sur cette page les consultations en attentes avec le nom du patient, la priorité, box de consultation, le service et l'heure d'arrivé du patient.

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Le technicien de laboratoire verra les examens de laboratoire en attente de résultat avec le nom du patient, les examens demandés, le service, le local et lit.

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De même que le techinicien de laboratoire, le technicien d'imagerie verra la même chose.

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A la pharmacie de distribution, ils verront les produits pharmaceutiques / instrants en attente de distribution avec le nom patient, le nombre de prescriptions, le service, le local et le lit du patient.

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De même qu'à la pharmacie de distribution, les infirmiers verront les produits pharmaceutiques / instrants en attente d'administration et les instructions médicales non exécutées.

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Les tâches sont automatiquement actualisées et affichées aussitôt qu'une nouvelle tâche se présente. Les prestataires peuvent juste reste en attente sur cette page sans avoir à parcourir toute l'application à la recherche d'où aller et quoi faire.

La page Mes tâches fournit aussi la notification sonore pour rester en écoute de nouvelles tâches à travers des bips à interval régulier. Cette option s'active lorsqu'on clique sur le bouton Activer le son.

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5.4.4. Le menu "Rapports"

A partir de données collectées, Data Clinic génère automatiquement des rapports journaliers, mensuels, annuels en fonction de la période choisie. Par défaut, les rapports est mensuel.

Pour la pharmacie, nous avons la fiche de consommation journalière (entrées et sorties) des produits pharmaceutiques et instrants.

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Pour le laboratoire, nous avons le nombre d'examens de laboratoire demandés et réalisés pour chaque examen de laboratoire.

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Pour l'imagerie, nous avons le nombre d'examens d'imagerie demandés et réalisés pour chaque examen d'imagerie.

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Pour La caisse / facturation, nous avons le nombre de factures créées, non payées, payées et le total des recettes journalières

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Pour le service de statistique, nous avons le profil épidémiologique (nombre de cas) de chaque diagnostique ou pathologie.

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Hormis ces rapports, Data Clinic implémete (encore en cours) la fonctionnalité pour générer automatiquement le canevas des indicateurs SNIS (Système National d'Information Sanitaire) de la RDC pour une intéropérabilité avec le DHIS2. En effet, certains indicateurs demandent une collaboration directe avec la division SNIS pour comprendre leurs mode de calcul.

5.4.5. Le menu "Paramètres"

Comme le mot l'indique, le menu Paramètres permet de paramétrer les informations utiles pour les patients, les utilisateurs et le fonctionnement de Data Clinic lui même.

Ce menu permet de gérer :

  • Les produits pharmaceutiques
  • Les examens de laboratoire
  • Les techniques d'imagerie
  • Les services
  • Les locaux de services
  • Les lit de locaux
  • Les utilisations
  • Les rôles et les permissions des utilisateurs

Nous reviendrons sur les détails de chacun de ces menus dans la section 6. Administration de l'application.

5.4.6. Le menu "Chat"

A ne pas confondre avec votre animal domestique, le Chat est simplement la messagerie texte que Data Clinic fournit. A chaque nouveau message reçu, un son est émis et un voyant lumineux jaune s'affiche sur le menu Chat.

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En cliquant sur ce menu, un popup apparaît où vous pouvez voir vos dernières conversation avec les autres utilisateurs dans la section Conversations.

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Pour écrire un nouveau message à un utilisateur, vous pouvez cliquer sur votre conversation existante avec l'utilisateur ou se rendre dans la section Ecrire et sélectionner l'utilisateur voulu.

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Pour supprmier votre message dans une conversation, vous pouvez cliquer sur le bouton avec l'icône trois points "..." puis sur Supprimer.

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5.4.7. Le menu "Activités"

Toute action effectué dans le système est enregistré dans le journal Data Clinic. Au menu Activités, vous pouvez savoir qui a fait quoi et quand dans l'application.

Voici une capture du journalière où on voit les dernières actions effectuées :

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La page activité présente aussi des informations supplémentaires sur le serveur lorsqu'on clique sur le bouton Afficher l'état du serveur.

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On y retrouve :

  • L'état du serveur : en ligne ou hors ligne
  • L'adresse du serveur : L'adresse à laquelle les utilisateurs peuvent se connecter à Data Clinic
  • Postes connectés : Le nombre de dispositifs (ordinateurs, tablettes, smartphones, ...) connectés à Data Clinic et en ligne
  • Derrnière sauvegarde : La date de la dernière sauvegarde d'informations de la base de données Data Clinic et le bouton Télécharger pour obtenir le fichier de sauvegarde manuellement

5.4.8. Le menu "Mon compte"

Nous avions parlé de cette section au point 5.2. Déconnecter son compte. Un fois connecté à votre compte, ce menu est libellé par votre nom (le nom avec lequel vous vous êtes enregistré), en cliquant dessus, vous pouvez voir votre rôle dans la première section Mon rôle et les liens suivants dans la seconde section :

  • Tableau de bord pour accéder à votre tableau de bord
  • Mon profil pour modifier votre photo de profil, votre nom et votre adresse email, de même que votre mot de passe
  • Etablissement pour les informations de votre établissement
  • Se deconnecter pour fermer votre session

5.5. Gérer le contenu du dossier médical

Nous allons voir dans cette section comment créer un nouvel utilisateur puis nous allons décortiquer la gestion de chaque section ou composante du dossier médical.

5.5.1. Enregistrer un nouveau patient

Nous avions précédemment vu que nous avons accès à la liste de tous les patients au menu Patient. Mais pour avoir cette liste, il faut commencer par enregistrer un nouveau patient.

Lorsqu'un patient est déjà enregistré, il suffit de rechercher son nom ou son numéro de dossier pour le retrouver.

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Pour enregistrer un nouveau patient, cliquez sur le bouton Nouveau patient. Le formulaire Enregistrer patient demande les informations suivantes :

  • Nom complet * (obligatoire) : Saisir le nom complet du patient, c'est à dire Nom, Postnom et prénom
  • Date de naissance * (obligatoire) : Choisir ou saisir la date au format jour/mois/année
  • Sexe * (obligatoire) : Sélectionner l'option "homme" ou "femme"
  • Nationalité * (obligatoire) : Saisir la nationnalité (congolaise, ougandaise, ...)
  • Adresse * (obligatoire) : Saisir l'adresse physique du patient
  • Etat civil : Sélectionner l'option "marié", "célibataire" ou "divorcé"
  • Profession : Saisir la profession du patient (Ex : médecin, informaticien, ...)
  • Téléphone : Saisir le numéro de téléphone
  • Autres détails : Saisir toute autre information supplémentaire nécessaire

Notez-bien : Tout libellé suivi d'astérisque "*" d'un champ de formulaire est obligatoire. Cela nécessite qu'une valeur soit entrée pour continuer.

Voici un exemple d'un formulaire correctement et complètement rempli.

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Une fois que toutes les informations requises sont complétées, cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider les informations et continuer. Vous serez redirigé par la page tous les patients.

Sur la liste des patients que vous avez enregistré, cliquez sur le nom d'un patient ou sur le bouton Gérer pour accéder à un dossier et poursuivre la lecture de ce guide.

5.5.2. Gérer les informations administratives du patient

En présentant le contenu du dossier médical dans Data Clinic, nous avions parlé des informations administratives du patient. C'est le point d'entré du dossier médical et ces informations ne sont pas directement liés à la maladie ou au problème du patient.

Il s'agit de l'identité du patient, ses épisodes maladie, ses vaccinations, ses rélations familiales et ses méthodes de paiement. Voyons comment les gérer.

5.5.2.1. Indentité

La section "Indentité" présente les informations fournies lors de l'enregistrement (nom complet, sexe, date de naissance, ...).

Cette section dispose trois boutons actions :

  • Modifier informations pour éditer les informations de l'identité du patient en cas d'erreur ou de changement (adresse, numéro de téléphone, ...)
  • Prendre empreintes pour capturer les empreintes digitales du patient si l'équipement adéquat est connecté à l'ordinateur
  • Imprimer carte pour télécharger et imprimer la carte du patient. Cette carte au format PDF est générée automatiquement avec les informations du patient.

Voici une capture de cette section :

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5.5.2.2. Episodes maladie
5.5.2.3. Vaccinations

Data Clinic permet d'élaborer le calendrier vaccinal d'un patient dans la section "Vaccinations". Pour ce faire, cliquez sur le bouton Ajouter une vaccination pour afficher le formulaire, sélectionnez le nom du vaccin dans la liste (ou sélectionnez l'option Autre pour indiquer le nom du vaccin par vous même), sélectionnez ensuite la Date d'administration, puis cliquer sur Enregistrer.

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Toutes informations de vaccinations enregistrés sont affichées dans le tableau au dessus du formulaire d'ajout d'une vaccination.

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Vous avez ensuite la posibilité d'imprimer ou de télécharger au format PDF la carte de vaccination du patient en cliquant sur le bouton Imprimer carte de vaccination

5.5.2.4. Rélations familiales

La section "Rélations familiales" permet lier/associer un patient à d'autres suivant leurs degré de parenté (parent, enfant, frère ou soeur, conjoint(e)). On peut ainsi monter un dossier familiale.

Pour lier un patient à un autre, cliquez sur le bouton Ajouter une relation familiale pour afficher le formulaire. Ce dernier demande de sélectionner un patient enregistré au préalable (Patient enregistré) puis de sélectionner/indiquer le degré de parenté avec le patient dont le dossier est ouvert (Parenté avec ...).

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Toutes les relations familiales créées pour un patient sont affichées dans le tableau au dessus du formulaire d'ajout d'une relation famiale. La capture ci-dessous illustre un patient avec quatre relations familiales.

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5.5.2.5. Méthodes de paiement

La section "Méthodes de paiement" permet de gérer tous les moyens de paiments utilisés par l'utilisateur pour régler ses factures.

Par exemple, un patient peut être un "abonné à une mutuelle X", ...

Par chaque patient, on peut créer une méthode de paiement spécifique mais il est tout à fait possible réutiliser une méthode de paiement créée pour un autre patient. La méthode de paiement réutilisé s'ajoute automatique dans les méthodes de paiement du patient qui le réutilise.

Pour ajouter une méthode paiement pour un patient, cliquez sur le bouton Ajouter méthode de paiement, saisissez le nom de la méthode de paiement au champ Libellé de la méthode de paiement * puis cliquez sur le bouton Valider.

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Il est tout à fait possible d'ajouter d'autres détails sur la méthode de paiement en cliquant sur le bouton Ajouter d'autres détails sur la méthode et d'indiquer l' identifiant du patient pour la méthode de paiement, la date début et la date fin.

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Toutes les méthodes de paiment enregistrés et/ou utilisées par un patient s'affichent dans le tableau au dessus du formulaire d'ajout d'une méthode paiement.

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5.5.3. Gérer les informations médicales du patient

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6. Administration de l'application

6.1. Gérer les produits pharmaceutiques

6.1. Le compte Super administrateur

Le premier compte créé dans l'application reçoit automatiquement le rôle super administrateur. Cela lui permet d'effectuer toutes les actions dans le système, de voir tout et de tout gérer; c'est à dire ajouter, modifier, supprimer, ... toute information.

Le super administrateur peut ensuite attribuer des rôles (infirmier, médecin, ...) aux nouveaux utilisateurs pour qu'ils accèdent à leurs interfaces.