Data Clinic pour les administrateurs

Apprendre à configurer Data Clinic, à gérer les utilisateurs, à surveiller l'activité du système et à réaliser les sauvegardes

1. Introduction

Dans une nouvelle installation de Data Clinic, un utilisateur par défaut est créé : nous l’appellerons l'administrateur. Cet utilisateur est doté du rôle de Super Administrateur.

Dans Data Clinic, un rôle correspond à une fonction spécifique (infirmier, médecin, technicien de laboratoire, etc.) attribuée à un utilisateur. Il définit les fonctionnalités auxquelles cet utilisateur peut accéder ainsi que les types d'informations qu’il est autorisé à gérer.

Chaque rôle est composé de plusieurs permissions. Un utilisateur peut détenir un ou plusieurs rôles, en fonction des responsabilités qui lui sont confiées.

Une permission est une autorisation spécifique accordée à un rôle, permettant d’accéder à certaines fonctionnalités. Par exemple, un utilisateur ayant le rôle d'infirmier dispose des permissions nécessaires pour enregistrer un nouveau patient, consulter la liste des patients ou accéder aux dossiers médicaux.

Le rôle de Super Administrateur est le rôle préconfiguré le plus complet dans Data Clinic : il donne accès à l'ensemble des fonctionnalités et des données de l'application.

Une fois connecté, l'administrateur peut commencer par configurer les informations générales de l’établissement des soins de santé, notamment :

• Le nom de l’établissement
• L’en-tête utilisé pour les impressions
• Les modes et méthodes de paiement des patients
• Les devises acceptées

Il peut également configurer les prestations et informations associées à l’établissement, bien que certaines de ces actions puissent être réalisées par d'autres utilisateurs disposant des permissions adéquates, notamment :

• Les services ou unités de soins (ex. : Pédiatrie, Chirurgie, Médecine interne, etc.)
• Les examens de laboratoire (ex. : Glycémie, Sédiment urinaire, Goutte épaisse, etc.)
• Les examens ou techniques d’imagerie (ex. : Échographie, Radiographie, etc.)
• Les locaux de service
• Les lits disponibles
• Les produits pharmaceutiques et intrants

Enfin, l'administrateur est en mesure de :

• Gérer les utilisateurs et leurs rôles
• Contrôler et suivre les activités des utilisateurs
• Administrer les logiciels serveurs liés à l’application

Dans ce chapitre, nous allons explorer en détail l’ensemble des actions que l’administrateur peut effectuer.

2. Gérer les utilisateurs

La gestion des utilisateurs dans Data Clinic consiste à contrôler qui accède au système, à définir les actions qu'ils peuvent réaliser en fonction de leurs rôles, et à encadrer les informations qu'ils sont autorisés à gérer.

Pour gérer les utilisateurs enregistrés dans Data Clinic, l'administrateur doit accéder au menu Plus > Utilisateurs.

Sur la page qui s'affiche, il peut consulter pour chaque utilisateur : le nom complet, l'adresse email utilisée pour la connexion, ainsi que les rôles attribués. L'administrateur dispose également de boutons permettant de suivre les activités de l'utilisateur, de modifier ses informations ou de supprimer son compte.

En cliquant sur le nom de l'utilisateur ou sur le bouton Modifier, l'administrateur accède à la page d'édition du compte. Celle-ci permet de mettre à jour la photo de profil, le nom, l'adresse email, le mot de passe et les rôles associés.

Il s'agit de la même page que celle à laquelle l'utilisateur ou le propriétaire du compte a accès via le menu Mon compte.

3. Rôles et permissions des utilisateurs

Pour gérer les rôles, l'administrateur doit se rendre dans le menu Plus > Rôles des utilisateurs. Cette page présente la liste des rôles enregistrés, incluant leur nom (désignation), le nombre d'utilisateurs, le nombre de permissions associées, ainsi que des liens pour les ajouter (Nouveau), les modifier ou les supprimer.

Un rôle assigné à des utilisateurs ne peut pas être supprimé.

3.1. Créer et configurer un rôle

Pour créer un nouveau rôle, l'administrateur doit cliquer sur le bouton Nouveau. Il devra ensuite saisir la désignation du rôle ou de la fonction du personnel, configurer les permissions, puis cliquer sur Enregistrer.

Deux méthodes sont disponibles pour configurer les permissions :

Méthode 1 : Cocher / Décocher les permissions du rôle

Cette méthode simple permet à l’administrateur de cocher (activer) ou décocher (désactiver) les permissions souhaitées. Chaque permission cochée correspond à une fonctionnalité spécifique, décrite dans la colonne « Description ».

Par exemple, si le rôle « médecin » a les permissions « acts.index » et « acts.show » activées, l'utilisateur ayant ce rôle peut accéder à tous les actes ou interventions réalisés sur un patient et en consulter les détails dans son dossier médical.

Méthode 2 : Utiliser la configuration en chaîne

Cette méthode, plus technique, nécessite une syntaxe précise. Les noms des permissions doivent correspondre exactement à ceux utilisés dans l'application, et être séparés par un antislash (« \ »).

Elle est particulièrement utile pour échanger rapidement une configuration, car une simple chaîne de caractères peut être copiée et collée. Voici un exemple de configuration en chaîne :

patients.store\episodes.download.pdf\laboratories.index\exams.index\exams.create\exams.store\exams.show\exams.destroy\imageries.index\diagnostics.index\diagnostics.show\acts.index\acts.create\acts.store\acts.show\

Pour obtenir la configuration en chaîne d'un rôle, l’administrateur peut cliquer sur Afficher la configuration en chaîne dans la page d'édition du rôle.

3.2. La configuration des rôles par défaut

Data Clinic fournit des configurations par défaut pour les rôles et permissions, que vous pouvez réutiliser ou adapter à votre établissement des soins de santé.

Pour utiliser ces configurations par défaut, l'administrateur doit créer le rôle approprié, copier la configuration en chaîne de caractères fournie, la coller dans le champ « utiliser la configuration en chaîne » et ensuite enregistrer.

Voici les configurations disponibles, à l'exception de celle du Super administrateur, qui possède toutes les permissions et a accès à toutes les fonctionnalités et informations de l'application :

3.2.1. Réceptionniste

patients.index\patients.create\patients.store\patients.show\patients.edit\patients.update\patients.destroy\patients.manage.picture\patients.manage.fingerprint\patients.download.card\episodes.index\episodes.create\episodes.store\episodes.show\episodes.edit\episodes.update\episodes.destroy\relationships.index\relationships.create\relationships.store\relationships.show\relationships.edit\relationships.update\relationships.destroy\assurances.index\assurances.create\assurances.store\assurances.show\assurances.edit\assurances.update\assurances.destroy\vitalsigns.index\vitalsigns.create\vitalsigns.store\vitalsigns.show\vitalsigns.edit\vitalsigns.update\vitalsigns.destroy\invoices.index\invoices.create\invoices.store\invoices.show\invoices.edit\laboratories.index\imageries.index\services.index\utilities.index\reports.index\etablishment.show\vitalsigns.graphs.show\usage_ambulances.index\usage_ambulances.create\usage_ambulances.store\usage_ambulances.show\usage_ambulances.edit\usage_ambulances.update\usage_ambulances.destroy\beds.index\

3.2.2. Caissier

Cette configuration peut également servir pour le facturier et le percepteur :

patients.index\patients.show\episodes.index\episodes.show\vaccinations.index\relationships.index\assurances.index\assurances.create\assurances.store\assurances.show\assurances.edit\assurances.update\assurances.destroy\invoices.index\invoices.create\invoices.store\invoices.show\invoices.edit\invoices.update\invoices.destroy\laboratories.index\exams.index\imageries.index\imagerysessions.index\acts.index\acts.show\drugs.index\prescriptions.index\prescriptions.show\services.index\utilities.index\reports.index\etablishment.show\usage_ambulances.index\usage_ambulances.create\usage_ambulances.store\usage_ambulances.show\usage_ambulances.edit\usage_ambulances.update\usage_ambulances.destroy\documents.index\documents.show\

3.2.3. Infirmier

patients.index\patients.create\patients.store\patients.show\patients.edit\patients.update\patients.destroy\patients.manage.picture\patients.manage.fingerprint\patients.download.card\episodes.index\episodes.create\episodes.store\episodes.show\episodes.edit\episodes.update\episodes.destroy\vaccinations.index\vaccinations.create\vaccinations.store\vaccinations.show\vaccinations.edit\vaccinations.update\vaccinations.destroy\relationships.index\relationships.create\relationships.store\relationships.show\relationships.edit\relationships.update\relationships.destroy\assurances.index\assurances.create\assurances.store\assurances.show\assurances.edit\assurances.update\assurances.destroy\vitalsigns.index\vitalsigns.create\vitalsigns.store\vitalsigns.show\vitalsigns.edit\vitalsigns.update\vitalsigns.destroy\anamnesises.index\anamnesises.create\anamnesises.store\anamnesises.show\anamnesises.edit\anamnesises.update\anamnesises.destroy\invoices.index\instructions.index\instructions.show\instructions.edit\instructions.execute\laboratories.index\exams.index\exams.show\imageries.index\imagerysessions.index\diagnostics.index\diagnostics.show\acts.index\acts.create\acts.store\acts.show\acts.edit\acts.update\acts.destroy\protocoles.index\observations.index\observations.store\observations.show\observations.edit\observations.update\observations.destroy\drugs.index\prescriptions.index\prescriptions.create\prescriptions.store\prescriptions.show\prescriptions.edit\prescriptions.update\prescriptions.destroy\prescriptions.tasks\prescriptions.administrations.show\prescriptions.administrations.edit\services.index\utilities.index\hospitalisations.index\reports.index\etablishment.show\patients.download.vaccination.card\vitalsigns.graphs.show\episodes.download.exams.coupon\episodes.download.resume\beds.create\beds.destroy\beds.edit\beds.index\beds.store\beds.update\waiting-consultations.tasks\documents.create\documents.destroy\documents.edit\documents.index\documents.show\documents.store\documents.update\

3.2.4. Médecin

patients.index\patients.store\patients.show\patients.edit\patients.update\patients.destroy\patients.manage.picture\patients.manage.fingerprint\patients.download.card\episodes.index\episodes.create\episodes.store\episodes.show\episodes.edit\episodes.update\episodes.destroy\episodes.archive\episodes.download.pdf\vaccinations.index\vaccinations.create\vaccinations.store\vaccinations.show\vaccinations.edit\vaccinations.update\vaccinations.destroy\relationships.index\relationships.create\relationships.store\relationships.show\relationships.edit\relationships.update\relationships.destroy\assurances.index\assurances.create\assurances.store\assurances.show\assurances.edit\assurances.update\assurances.destroy\vitalsigns.index\vitalsigns.create\vitalsigns.store\vitalsigns.show\vitalsigns.edit\vitalsigns.update\vitalsigns.destroy\anamnesises.index\anamnesises.create\anamnesises.store\anamnesises.show\anamnesises.edit\anamnesises.update\anamnesises.destroy\invoices.index\instructions.index\instructions.create\instructions.store\instructions.show\instructions.edit\instructions.update\instructions.destroy\instructions.execute\laboratories.index\exams.index\exams.create\exams.store\exams.show\exams.destroy\exams.priority\imageries.index\imagerysessions.index\imagerysessions.create\imagerysessions.store\imagerysessions.show\imagerysessions.edit\imagerysessions.update\imagerysessions.destroy\diagnostics.index\diagnostics.create\diagnostics.store\diagnostics.show\diagnostics.edit\diagnostics.update\diagnostics.destroy\diagnostics.tasks\acts.index\acts.create\acts.store\acts.show\acts.edit\acts.update\acts.destroy\protocoles.index\protocoles.create\protocoles.store\protocoles.show\protocoles.edit\protocoles.update\protocoles.destroy\observations.index\observations.store\observations.show\observations.edit\observations.update\observations.destroy\drugs.index\prescriptions.index\prescriptions.create\prescriptions.store\prescriptions.show\prescriptions.edit\prescriptions.update\prescriptions.destroy\prescriptions.administrations.show\services.index\services.create\services.store\services.show\services.edit\services.update\services.destroy\utilities.index\utilities.create\utilities.store\utilities.show\utilities.edit\utilities.update\utilities.destroy\hospitalisations.index\hospitalisations.create\hospitalisations.store\hospitalisations.show\hospitalisations.edit\hospitalisations.update\hospitalisations.destroy\reports.index\backup-local\backup-cloud\etablishment.show\etablishment.edit\patients.download.list\patients.download.vaccination.card\vitalsigns.graphs.show\episodes.download.exams.coupon\episodes.download.exams.results\episodes.download.resume\beds.create\beds.destroy\beds.edit\beds.index\beds.store\beds.update\prescriptions.stop\waiting-consultations.tasks\documents.create\documents.destroy\documents.edit\documents.index\documents.show\documents.store\documents.update\

3.2.5. Technicien de laboratoire

patients.index\patients.show\episodes.index\episodes.show\invoices.index\laboratories.index\laboratories.create\laboratories.store\laboratories.edit\laboratories.update\laboratories.destroy\exams.index\exams.show\exams.result\exams.tasks\drugs.index\prescriptions.index\prescriptions.create\prescriptions.store\prescriptions.edit\prescriptions.update\prescriptions.destroy\services.index\reports.index\etablishment.show\

3.2.6. Technicien d'imagerie

patients.index\patients.show\episodes.index\episodes.show\invoices.index\invoices.show\imageries.index\imageries.create\imageries.store\imageries.show\imageries.edit\imageries.update\imageries.destroy\imagerysessions.index\imagerysessions.show\imagerysessions.edit\imagerysessions.update\imagerysessions.tasks\services.index\reports.index\etablishment.show\

3.2.7. Pharmacien

patients.index\patients.show\episodes.index\episodes.show\invoices.index\instructions.index\instructions.create\instructions.store\instructions.show\instructions.edit\instructions.update\instructions.destroy\instructions.execute\drugs.index\drugs.create\drugs.store\drugs.show\drugs.edit\drugs.update\drugs.destroy\prescriptions.index\prescriptions.show\prescriptions.tasks\prescriptions.administrations.edit\prescriptions.distribute\services.index\reports.index\drugs.manage.stock\

En dehors de ces rôles, l'administrateur est libre de configurer d'autres fonctions du personnel et de leur attribuer les permissions souhaitées.

3.3. Attribuer un rôle à un utilisateur

Pour attribuer un ou plusieurs rôles à un utilisateur, l'administrateur doit accéder au menu Plus > Utilisateurs, puis sélectionner l’utilisateur en question en cliquant sur son nom ou sur le bouton Modifier.

Sur la page de modification des informations de l’utilisateur, dans la section « Rôles de l'utilisateur », l'administrateur peut cliquer sur le nom (désignation) du rôle pour l’activer ou le désactiver.

Dans l'image ci-dessus, les rôles de « Médecin » et de c Technicien d'imagerie » sont attribués à l'utilisateur « Ir Jeremie Wilondja ».

4. Maintenir les serveurs

Data Clinic repose sur deux serveurs logiciels principaux pour rendre les informations disponibles aux utilisateurs :

• Le serveur web, chargé de traiter les requêtes et d'envoyer les réponses,
• Le serveur de base de données, dédié au stockage des informations.

Pour superviser l'activité de l'application et intervenir sur ces serveurs sans accéder physiquement à la machine qui les héberge, l'administration doit passer par le menu Plus > Maintenance.

4.1. Le serveur web

Dans la section « Adresse », l'administrateur peut consulter l'adresse du serveur à laquelle les utilisateurs doivent se connecter pour accéder à Data Clinic (par exemple, 192.168.1.2 sur un réseau local). Il dispose également d'une option pour arrêter tous les processus et redémarrer les serveurs en cliquant sur le bouton Redémarrer.

Dans la section « Utilisateurs connectés », l'administrateur peut voir tous les utilisateurs connectés en cliquant sur le bouton Scanner, et les déconnecter tous si nécessaire.

Bien que ces actions ne soit pas toujours nécessaire, elles constituent souvent les moyens les plus simples de résoudre des problèmes courants comme les ralentissements.

4.2. La base de données

4.2.1. Sauvegarder la base de données

Data Clinic réalise automatiquement une sauvegarde locale et cloud de la base de données toutes les 24 heures. L'administrateur peut également programmer des sauvegardes supplémentaires selon ses besoins.

En outre, il a la possibilité de lancer une sauvegarde manuelle à tout moment en cliquant simplement sur le bouton Sauvegarder dans la section « Sauvegarder la base de données ». Cette action génère un nouveau dossier nommé backup-[date et heure ici] dans le répertoire storage\app\ de l'installation, contenant des fichiers au format .dc, lesquels peuvent être utilisés pour restaurer la base de données.

La sauvegarde vers le cloud, qui nécessite une connexion Internet active, transfère les données de Data Clinic vers un serveur distant sécurisé.

4.2.2. Réparer la base de données

4.2.3. Vider la base de données

Il arrive que la base de données contienne des informations de test ou de démonstration, notamment lors du développement du logiciel Data Clinic ou au cours de sessions de formation. Dans ces cas, il peut être nécessaire de réinitialiser complètement la base afin de repartir sur une instance vierge, notamment pour un passage en production.

Étant donné que la suppression de données est une opération sensible, le bouton correspondant n’est pas directement visible sur la page de maintenance. Pour le faire apparaître, l'administrateur doit ajouter le paramètre ?mode=dieu à l'adresse de Data Clinic.

Une fois cette opération effectuée, l'administrateur pourra sélectionner les tables à vider, puis cliquer sur le bouton Vider les tables sélectionnées.